Oasis Ljubljana, postavitev Clauda, petek 18. 9. 2026

Priprava za Žana. Podlaga: diagnostika 20. 8., sestanek s Hichemom 7. 9., recap mail 7. 9., dogovor o terminih 9. do 11. 9.

1. Kaj je danes

Ljubljana ima po dogovoru 4 osebe zdaj in 1 kasneje (marketinška zamenjava za Kiko). Danes sta dve. Darja je na dopustu, zanjo in za še eno osebo je dogovorjen ločen termin, Hichem to ve in je s tem v redu (mail 11. 9.).

Preveri v prvih minutah: naš zapisnik z 20. 8. vodi ljubljansko pisarno kot Ana (prodaja), Darja (finance), Lea Thaler, Kika (marketing). Če sta danes dve Ani, popravi imena in vloge v zapiskih, ker gredo ta imena na certifikate.

Kaj je prodano na osebo (iz recap maila 7. 9., to je obljuba, ki mora biti danes izpolnjena):

• poslovni Claude Team račun z admin nadzorom in dostopi
• praktično usposabljanje, prilagojeno njenemu dnevnemu delu
• 1:1 postavitev osebnih primerov uporabe
• polna postavitev sistema za vsakega uporabnika
• integracije z obstoječimi orodji
• interna politika rabe AI za vse tri družbe
• potrdilo o usposabljanju za vsakega udeleženca
• 2 meseca podpore po mailu in 1 videoklic na mesec v tem obdobju

2. Preden se usedeš, 15 minut

1. Claude Team račun. Kdo je admin (Hichem), ali je delovni prostor že postavljen, ali so domene dodane. Licence kupi stranka sama, ne gre prek nas, to je bilo tako dogovorjeno.
2. Njuna službena maila in poštni sistem. Tega nimamo nikjer zapisanega. Brez tega ni vabila v delovni prostor in ni povezave z mailom. Beograd dela na Outlooku, Hichem na M365 OneDrive, za Ljubljano ni potrjeno.
3. Ali imata osebni ChatGPT. Ana iz prodaje ga ima plačanega, osebno (potrjeno 20. 8.). Prehod z osebnega na poslovni račun je prvi argument dneva, ne tehnična opomba.
4. Fireflies jezik na angleščino, če se snema. Prepis s 17. 8. je bil neuporaben točno zaradi tega.
5. Odpri demo elementa 1, https://sunshine-demo-1lb.pages.dev/05-personal-assistant, za primer, kako izgleda končno stanje.

3. Ana, direktna prodaja

Kaj dela danes (njene besede in ugotovitve z 20. 8.):

• ob vsakem povpraševanju klika po BlueVendu, kateri hotel je prost in kateri je za tega gosta pravi. Novih hotelov ne pozna na pamet
• ponudbo sestavi in pošlje ročno, vsakemu posebej
• leade iz Meta oglasov dobi od Kike v paketu, po vikendu tudi čez sto, običajno 50 do 70, in vsakemu piše posamično. Konverzija te poti je 10 odstotkov, inbound je 40 do 50
• follow-up dela zvečer in po telefonu. Nihče ne pade skozi, samo plača se z večeri
• na popolnoma samodejno ponudbo je zadržana in razlogi so konkretni: posebne cene za otroke, gost hoče sobo v zgornjem nadstropju, "it's very subjective tourism", in takoj zraven "not that I don't trust the AI"

Kaj ji postavimo:

Meja, ki jo pove ona sama in ji jo potrdiš: Claude pripravi, ona pošlje. Nič ne gre ven brez njenega pregleda. To je ista meja, ki jo je postavil Hichem.

Integracije zanjo: mail (osnutki in iskanje po stari pošti), koledar, njihov skupni disk s ceniki in katalogi, splet. BlueVendo danes ne, o tem spodaj.

4. Ana, backoffice

Backoffice v Ljubljani smo na diagnostiki pokrili najslabše, ker Lea ni bila v bloku ob 12.00 in njenih ugotovitev nimamo. Slovensko fakturiranje je sklepano, ne izmerjeno. Prvih 15 minut porabi za popis njenega dneva, po istem vzorcu kot na diagnostiki: kaj, kako dolgo, v katerem orodju, kaj je izhod.

Kar vemo, da je pri njih backoffice bolečina (velja za Hrvaško in Srbijo, preveri, koliko od tega drži za Ljubljano):

• za vsak račun se v BlueVendu klika oseba za osebo, ker Synesis nima cenika. Družina štirih ima štiri različne cene
• vsako plačilo mora biti pokrito z računom, gost s petimi obroki pomeni pet avansnih računov in storniranje ob vrnitvi
• kontrola dobaviteljskih računov: hoteli pošiljajo posebne ponudbe po mailu, prekrivajo se, sistem jih ne sprejme točno in se preverja ročno
• operativni seznami po odhodih, vsak v svojem formatu
• bančni izpiski pridejo po mailu in se ročno primerjajo z rezervacijami

Kaj ji postavimo:

Trda meja, ki jo izrečeš na glas: podatki gostov, slike potnih listov in cele baze ne gredo v Claude. Nenad je 20. 8. sam rekel, da današnje zbiranje potnih listov ni skladno. Mi tega ne rešujemo danes in tega ne poslabšamo.

5. Skupno za obe

Postavitev po osebi, po vrsti:

1. poslovni račun in vabilo v delovni prostor, odjava iz osebnega orodja za službene stvari
2. sistemski prompt, sestavljen z intervjujem pred njo, ne vnaprej. Uporabi isti vzorec kot pri EV Polnilnicah (outputs/2026-06-02-ev-polnilnice-aios-setup.html): Claude intervjuva, na koncu izpiše končni prompt, ta gre v projekt pod navodila
3. dva do trije projekti iz tabel zgoraj, z naloženim gradivom
4. integracije
5. tri opravila, ki jih naredi sama pred koncem ure, da orodje enkrat uporabi v živo

V sistemski prompt obvezno gre:

• jezik: slovenščina za slovenske goste, angleščina za skupino, brez em dasha, brez krepkega tiska v mailih, nagovor po spolu, "Lep pozdrav," za podpis
• osnutek vedno, pošiljanje nikoli samodejno
• varnostni guardrail: če prilepi osebne podatke gostov, sliko dokumenta ali celo bazo, naj Claude opozori, podatka ne obdela in ne ponovi

Kar ne obljubljaj danes: nič, kar bere iz BlueVenda v živo. Danes gradimo tisto, kar deluje brez njega. To je tudi razlog, zakaj ta element preživi zamenjavo sistema.

6. Denar in kar gre za tem

Dogovorjena cena: 15 x 1.000 = 15.000, minus 10 odstotkov = 13.500, plus potni stroški Beograd, minus 1.500 diagnostike. Potni stroški so bili 1.400 in so znižani na 950, ker gresta v Beograd dva namesto treh, in se upoštevajo pri drugem plačilu. Prvih 50 odstotkov (6.700) je razdeljenih na tri družbe po številu udeležencev in bi moralo biti plačano pred izvedbo.

V naši evidenci (context/money-flow.json) sta dve postavki: Oasis Zagreb 1.800 med Čakamo na 20. 9. in Oasis 6.500 med Potrjeno na 10. 10. To se z razrezom 6.700 ne ujema. Preveri, kateri predračuni so plačani in popravi evidenco, ker so plače 1. 10. odvisne od tega.

7. Ne pozabi

BlueVendo se je premaknil. Karol Rozwałka je 17. 9. odgovoril, da je Hichemu pisal že 8. 9., ti pa nisi bil v korespondenci. Max je po telefonu potrdil, da API obstaja. Manjkajo dostopi in odgovori na tehnična vprašanja, Hichem mora zahtevo potrditi. Preglej Karolov posredovani mail pred današnjim blokom, če boš danes karkoli rekel o podatkih.

Axon Leap. Hichemu si obljubil pregled komponent, ki jih novi grški sistem ne pokriva, za pogovor z njimi. Ni narejen. To je podlaga za elementa 2 in 3.

BlueVendu Axon Leapa ne omenjamo.

Kika odhaja oziroma jo zamenjujejo, 15. mesto je rezervirano za novo marketinško osebo. Njeno delo s cenovnimi tabelami se bo preselilo na nekoga novega, zato naj bo postavitev dokumentirana, ne osebna.

Naslednja termina: Zagreb ponedeljek 21. 9. (3 osebe), Beograd četrtek in petek 1. in 2. 10. (7 oseb, greš z Nušo, Sara ne gre). Darja in še ena oseba iz Ljubljane na dodaten termin, ki še ni določen.

Kar mora iti ven po današnjem dnevu: potrdili o usposabljanju za obe, interna politika rabe AI (velja za vse tri družbe, torej se napiše enkrat), in zapisnik z njunima sistemskima promptoma, da se ju da obnoviti, če se kaj podre. Podpora teče 2 meseca od zaključka usposabljanja, plus en videoklic na mesec.

Ena poslovna stvar, ki jo je vredno posejati danes, ne prodajati: Hichemov cilj je rast s 5 na 7 do 10 milijonov brez novih zaposlitev. Če danes obe osebi odideta z občutkom, da jima je nekaj vzelo delo iz rok, je to argument za elementa 2 in 3, ki ga poveta onidve, ne mi.